お詫び状の書き方とお客様に送る際の例文

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お詫び状の書き方を知っていると喜ばれます。

お詫び状の封筒の種類や詫び状の書き方を習得して周りに喜ばれませんか。

お詫び状あるいは謝罪文は、お客様や取引先の会社に対して謝罪の気持ちを表わす書状になります。

ビジネスの現場でお詫び状や謝罪文を書く場面は、

・商品やサービスの不備・商品やサービスの不具合

・事務処理や手続き上のミス・商品やサービスに関するクレーム処理などになります。

ビジネスシーンでのお詫び状や謝罪文は、社外文書の一つになります。

お客様や取引先に、・商品やサービスの不備・商品やサービスの不具合・事務処理や手続き上のミスなどの迷惑や損失を与えてクレームを受けたときには、社外文書のお詫び状・謝罪文の書き方が重要になります。

相手に迷惑や損失を与えたら、できるだけ早く電話で謝罪して改めて書面でお詫びの気持ちを述べるのがベストです。

謝罪の言葉を相手に伝えないままにして、お詫び状や謝罪文を送付するのは失礼です。

まず、近くであれば直接会って謝罪します。

遠方であればスグに電話で謝罪します。

その後に、失礼のない社外文書として上司の許可を得たお詫び状を送付します。

 

次に、お詫び状の書き方やお詫び状の封筒・書き方例などの紹介をします。

 

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お詫び状の書き方での注意点

 

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お詫び状の注意点を知ることで間違った文章を送付するリスクを予防できます。

お詫び状では封筒選びも大切です。

次に、注意すべき書き方について紹介します。

お詫び状を出す際の注意点で最も判断が難しいのは、こちらに非があるのかどうかわからないケースです。

お客や取引先には、クレーマーやこじらせ社員もいます。

相手方の言い分を良く聞いて、本当に自分の会社に責任があるのかを見極めることが大切です。

お詫び状は社外文書です。

クレーマーやこじらせ社員に安易にお詫びすることは、逆に自分の会社を不利な立場にすることもあります。

相手方の言い分と自分の会社の言い分を確認して、こちらに非があると判断できたら率直に謝ります。

謝罪するときのポイントは、小手先のごまかしや小細工をしないことです。

心から謝罪して対策プランを提示することが大切です。

 

お詫び状の書き方

 

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お詫び状は社外文書なので封筒選びも大切です。

謝罪を感じさせる封筒に、相手に失礼のない心からの謝罪の言葉を込められればOKです。

お詫び状は普通の手紙とは違うので、自分の近況を述べたりするのはNGになります。

お詫びしたい事柄に関する内容だけを書いて、他の用件や追伸文などは一切書いてはいけません。

本来のお詫び状は白い便箋に手書きの縦書きで書いて出すのがマナーです。

 

お詫び状は場面で変わります

 

お詫び状の書き方では、ビジネス上のミス・不手際・不具合に関するお詫びとビジネス相手に不快な思いをさせたときのお詫びでは対応の仕方が変わります。

誤記載・欠品・欠陥品・障害・計算ミス・手配ミスなどの、ビジネス上のミス・不手際・不具合のお詫び状はなるべく早く出します。

時候の挨拶などは不要で、率直にお詫びして後日調査結果や経過・対策などを報告する期日などを記述します。

社外文書なので必ず上司の許可を得るようにします。

後日の報告には、・原因の調査分析・現在の対応・その後の経過・今後の対策・再発防止への取り組みなどを説明します。

ビジネス相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙もなるべく早く出します。

時候の挨拶などは不要で率直にお詫びします。

ミスを繰り返さないように、同じ業務の他スタッフと情報を共有化します。

お詫び状に添えてお詫びの品を贈る場合もあります。


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