取り急ぎ 意味 取り急ぎ メール 例文

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取り急ぎの意味を知らないと、取り次ぎ電話や取り次ぎメールで恥ずかしい思いをすることもあります。

取り急ぎ電話やメールの例文を明示すれば、取り次ぎトラブルを予防できます。

取り次ぎとは、両者の間に立って物事を伝えることになります。

会社の受付や仕事での電話や電子メールなどで使います。

 

次に、取り急ぎの意味や取り急ぎ電話やメールの例文などの紹介をします。

 

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取り次ぎ電話

 

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取り急ぎの意味を知らないと、取り急ぎ電話やメールで恥ずかしい思いをします。

電話の取り次ぎでは、

・電話をかけてきた人と取り次ぐ人の名前を正確に聞き取る

・取り次ぎが長時間になるときはこちらから予めことわる

・取り次ぎが長時間になるときは、電話を掛けなおすか否かを相手に指示をあおぐ

・取り次ぐ人が不在の時は、相手の名前・電話番号・用件をメモする

・こちらからの取り次ぎ方法と時間を伝えるなどがあります。

電話を掛けた人からの名指し人がすぐ電話に出られない場合は、基本的にはお詫びをします。

次に、電話に出られない事情を説明したうえで相手の意向を聞きます。

不在の時に注意しなければいけないのは、名指しされた人がどこへ行っているかなどを教えてはいけないことです。

名指しされた本人が不在の理由は、

・席を外している(社内)

・社外に外出している

・出張中

・休暇(お休みを頂いております。)にします。

電話の取り次ぎの例文を用意すれば慌てなくてもよさそうです。

 

取り次ぎメール

 

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取り急ぎの意味を知っていれば、取り急ぎのメールを間違うこともありません。

紹介依頼(取り次ぎ)メールを書くうえでは、紹介依頼(取り次ぎ)メールの書き方の基本が大切になります。

ビジネスシーンでは、取引先に紹介依頼(取り次ぎ)をお願いするケースがしばしばあります。

紹介依頼(取り次ぎ)メールは分かりやすく誤解を招かないように書くのが大切です。

紹介依頼(取り次ぎ)メールの書き方の基本は読みやすさを重視することです。

紹介依頼(取り次ぎ)メールでは、1行を30~35文字で改行します。

メーラーによっては1行が40文字前後で自動改行する場合があるので、気を付けて1行を30~35文字で改行します。

1行を30~35文字で改行しても不自然にはなりません。

紹介依頼(取り次ぎ)メールでは、取引先の立場を思いやる表現を盛り込むことが大切です。

紹介依頼(取り次ぎ)のメール作成時に注意すべきポイントは、紹介してもらう立場を忘れない事です。

紹介依頼(取り次ぎ)メールでは曖昧な表現を使わないように注意します。

必要な項目を整理して曖昧な表現を使わないで簡潔でわかりやすい文面に心がけます。

紹介してもらうことに気を遣い過ぎて、遠回しな曖昧な表現になっては意味がありません。

改ざん防止のため依頼状はPDFで作成することも大切です。

メール送信後は電話連絡をするのがマナーです。

 

取り次ぎ電話

 

取り急ぎの意味は相手の立場になることです。

取り次ぎ電話・メールの例文を用意すれば慌てないですみます。

取り次ぎ電話のステップを紹介します。

ステップ1・電話のベルが鳴ったら、3コール以内に素早く受話器を取ります。

ステップ2・受話器を取ったらこちらから名乗るのがマナーです。

「お電話ありがとうございます」というフレーズをつけて「はい、○○社でございます」と明るい声で名乗ります。

社名の後に個人名を名乗ったほうが良い場合もあります。

ステップ3・相手が名乗ったら「○○社の××様でいらっしゃいますね。

いつもお世話になっております」と相手確認の意味もこめて名前を復唱します。

もし、相手が名乗らくても、必ず誰からの電話なのか確認します。

相手の名前を確認するときには「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」と尋ねます。

ステップ4・名前と用件を聞いて、取り次ぎを頼まれたら「○○課の××ですね」と部署と担当者の名前を確認した上で、「少々お待ちください」と言って保留ボタンを押します。

ステップ5・担当者に「○○社の××様からお電話です」と引き継ぎます。


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